Klassikale lessen

op 1,5 meter afstand!

FTE BEGROTING: Hoe krijg je bij jouw gemeente meer grip op capaciteitsplanning?

Stel jij jezelf ook vaak de vraag ‘uit hoeveel medewerkers moet ons team eigenlijk bestaan om het meest efficiënt te werken?’ Voortdurend krijgen we signalen dat de werkdruk binnen het Sociaal Domein hoog is, maar hoe komt dit nu precies? Werken we niet efficiënt genoeg? Wordt de efficiëntie nadelig beïnvloed door de hoge werkdruk? Is er een grotere zorgvraag? Of is de zorgvraag complexer geworden?

Er zijn jarenlange onderzoeken gedaan om een optimale fte begroting te bepalen voor gemeenten. Rekenmodellen die alle variabelen mee proberen te nemen en op basis daarvan een werkbaar antwoord te geven. Modellen die uiteraard altijd vragen om nuance voor uw eigen gemeente en situatie, maar een richtlijn moeten gaan vormen.

  1. Een gevolg van de uitkomsten van rekenmodellen en andere berekeningen om de fte’s te bepalen voor het nieuwe jaar komen vaak op drie alternatieven uit:
    U doet het goed. Het aantal medewerkers klopt met de
    begroting, aanvragen, complexiteit van cliënten en werkwijze van
    uw gemeente.
  2. U werkt met meer personeel dan nodig lijkt te zijn. Er is hier
    sprake van overcapaciteit.
  3. U werkt met te weinig personeel dan nodig lijkt te zijn. Er is
    sprake van onderbezetting.

Bij deze opties is het belangrijk om te benadrukken dat dergelijke uitkomsten ruimte bieden voor nuance. Geen gemeente is gelijk en specifieke omstandigheden kunnen leiden tot uitzonderlijke uitkomsten. Zo kan een lopende pilot of innovatie in het werkproces tijdelijk zorgen voor inefficiëntie, om uiteindelijk tot meer efficiëntie te leiden.

En dan…?

Als je eenmaal de uitkomsten hebt en de fte begroting hebt bepaald, volgt er de cruciale vraag ‘en dan?’. Hoe ga je om met deze uitkomsten en hoe kun je hier werkelijk mee verder? In hoofdlijnen zien wij drie onderwerpen waar jij je op kunt versterken.

1. Inefficiëntie

Wanneer er sprake blijkt te zijn van overbezetting, wil dat niet zeggen dat de medewerkers niet aan het werk zijn. Veelal is iedereen druk met een eigen caseload en de waan van de dag. Daarnaast kan het zo zijn dat het werkproces niet efficiënt is ingericht. Alles moet bijvoorbeeld nog op papier, verloopt via mail of interne processen werken vertragend. Hier is een efficiëntieslag nodig. Vaak een ontwikkelproces dat medewerkers en werkproces combineert en waarbij gezamenlijk of in werkgroepen projecten worden uitgewerkt om efficiënter werken mogelijk te maken. Kenniscentrum WMO gaat graag het gesprek aan over het efficiënter inrichten van uw team, werkverdeling en werkproces. We richten ons hier op time management en lean werken, terwijl we rekening houden met de ervaren “schaarste” aan tijd vanwege volle agenda’s en de bijbehorende cognitieve effecten op uw team.

2. Kwaliteit

Bij overbezetting kan er sprake zijn van inefficiëntie, maar ook simpelweg van een gebrek aan kwaliteit. Een medewerker kan meer casussen oppakken, als deze hem of haar eenvoudiger af gaan. De druk van een complexe casus is voor een ervaren, goedgeschoolde professional lager dan voor een collega die niet over diezelfde kennis of ervaring beschikt. De Franse schrijver De Moncrif zei eens: “Kennis bezitten geeft twee voordelen: men oordeelt minder en men oordeelt beter.” Typerend genoeg geldt dat argument nog altijd. Als een consulent of sociaal werker over de juiste kennis beschikt zal hij of zij minder oordelen aan tafel bij de cliënt. Daarnaast zal het oordeel dat eruit voortkomt ‘beter’ zijn en dichter bij de wenselijke en meest adequate oplossing liggen. Het voorkomt dubbel werk of bezwaren en stelt ook nog eens duidelijke doelen naar de toekomst.

Naast kennis kan gewerkt worden aan competenties. Competentie ontwikkeling zorgt ervoor dat een professional meer zelfstandig en efficiënter te werk kan gaan. Hierbij kan gedacht worden aan weerbaarheid in gesprekken of persoonlijk leiderschap in zowel werk als privé. Ook over deze zaken denkt Kenniscentrum WMO als kennisinstituut en opleider graag met u mee.

3. Capaciteit

Wanneer er sprake is van onderbezetting is de eerste logische vervolgstap het uitbreiden van uw team. Efficiënter werken gaat het probleem hier niet oplossen en extra personeel blijkt nodig. De gebruikelijke stap is het openen van een selectieprocedure. Wellicht heeft u al iemand op het oog uit een eerdere procedure. Echter, bij onderbezetting werkt een team vaak volledig en continue in een (te) hoge werkdruk. Daardoor is vaak weinig tijd om een nieuwe collega in alle rust in te werken of intercollegiaal te scholen. Onze vraag aan u: hoe borgt u de juiste kwaliteit van nieuw personeel? Hoe zorgt u voor de juiste persoonlijke ontwikkeling in de eerste jaren, als ze al zo druk zijn met zich nieuwe taken en kennis eigen maken? Hoe voorkomt u dat zij meegesleurd worden in de waan van de dag en onderhevig raken aan het effect van ervaren ‘tijd schaarste’? Kenniscentrum WMO heeft een uniek Inservice model ontwikkeld dat u verder kan helpen in eventuele capaciteitsvraagstukken. Volledig gericht op het ontwikkelen van uw eigen zelfstandige en kundige professional door het combineren van scholing, ontwikkeling en werkervaring bij u in de organisatie.

En verder…?
Wij realiseren ons dat dit artikel geen knip en klare antwoorden geeft op uw unieke situatie. Wij hebben getracht een beeld te scheppen van de mogelijkheden die er bestaan om de meest efficiënte werkwijze te behalen. Met de kanttekening dat verbetering altijd mogelijk is, want stilstand is natuurlijk achteruitgang. Oplossingen voor elke unieke situatie zijn niet in een artikel te vatten. Daarom nodigen wij u uit contact op te nemen met Kenniscentrum WMO of één van onze adviseurs om hier uitgebreid verder over in gesprek te gaan. Welke vraag u ook voor ons heeft, als het om het sociaal domein gaat, gaan wij graag in gesprek!